|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 5 Hydref 2015 |
|
|||
|
Amser: |
13.00 - 14.30 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (12-15) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy (Cadeirydd), Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Rheolwr TGCh Dros Dro Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth Gwasanaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Comisiwn Christopher Warner, Pennaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) Angharad Evans-Jones (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn Carys Evans, Pennaeth Cyswllt a Datblygiad Proffesiynol yr Aelodau Holly Pembridge, Rheolwr Cydraddoldebau Rebecca Hardwicke, Partner Busnes Adnoddau Dynol |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, Ymdddiheuriadau a Datganiadau o Fuddiant
Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) a Dave Tosh (Cyfarwyddwr Adnoddau’r Cynulliad).
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Nodyn Cyfathrebu a Staff - Chris Warner
Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion cyfarfod 6 Gorffennaf - i'w dosbarthu drwy ebost
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Gorffennaf yn gofnod cywir.
4 Hyfforddiant ar Asesu Effaith ar Gydraddoldeb
Croesawodd y Bwrdd Rheoli Holly Pembridge ac Anna Morgan a oedd am amlinellu sut y byddai'r gwaith a wnaed eisoes yn y Cynulliad i ddefnyddio Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb yn cael ei ymgorffori yng ngwaith y timau. Byddai hyn yn ei gwneud yn haws i’r sefydliad gyflawni'r ddyletswydd i sicrhau cydraddoldeb yn y sector cyhoeddus o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac i ddarparu tystiolaeth os byddwn yn wynebu her gyfreithiol rywdro.
Mae dull o weithredu pwrpasol yn cael ei fabwysiadu i gyd-fynd â threfniadau cynllunio a llywodraethu eraill. Yn gynharach eleni, cynhyrchodd y tîm Cydraddoldeb becyn cymorth a chanllawiau ar ddefnyddio Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb a byddent yn cynorthwyo’r Penaethiaid a 40 o aelodau eraill o staff a enwebwyd i arwain y gwaith o sicrhau bod yr Asesiadau yn cael eu defnyddio yn eu meysydd gwasanaeth nhw. Byddai angen i’r arweinwyr hyn fod â’r wybodaeth briodol am y pwnc ac ymwybyddiaeth o’r polisïau perthnasol i gynorthwyo’u cydweithwyr i gynnal yr Asesiadau. Byddai’r arweinwyr hyn yn cael eu hyfforddi’r mis nesaf.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli i gynorthwyo arweinwyr Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb i sicrhau bod eu meysydd gwasanaeth yn cydymffurfio â’r polisi.
5 Datblygiad Proffesiynol Parhaol i Aelodau a Staff Cymorth yn y Pumed Cynulliad
Datblygiad Proffesiynol Parhaus i Aelodau a staff cymorth y Pumed Cynulliad
Croesawyd Carys Evans i'r cyfarfod i drafod canlyniadau’r adolygiad trylwyr o raglen DPP y Pedwerydd Cynulliad. Y tîm Datblygiad Proffesiynol Parhaus, gyda Gareth Watts, oedd yn gyfrifol am yr adolygiad hwn. Y nod oedd dysgu gwersi a gwneud argymhellion ar gyfer y dyfodol ac roedd yn cynnwys cael barn yr Aelodau drwy gyfrwng arolwg.
Yn gyffredinol, roedd yr Aelodau'n hapus â’r ddarpariaeth ac roedd nifer fawr wedi manteisio ar y rhaglen, ond roedd angen rhoi sylw i rai agweddau ee gwerthuso effaith y DPP yn effeithiol, sicrhau bod yr Aelodau yn atebol am hyfforddiant eu staff a bod hyfforddiant ar gael i staff cymorth y tu allan i Gaerdydd.
Gwnaeth y Bwrdd Rheoli yr argymhellion a ganlyn:
· dylid neilltuo mwy o amser i DPP ac i hyfforddiant cadeiryddion pwyllgorau’n benodol; dylid seilio’r papur ar adroddiad drafft fforwm y Cadeiryddion;
· dylid rhoi mwy o bwyslais ar ddwyieithrwydd - Carys Evans a Mair Parry-Jones i drafod hyn;
· dylid cyfuno’r adroddiad ar DPP a'r eitem a ganlyn (croesawu ac ymsefydlu) mewn un papur;
· Non Gwilym, Lowri Williams a Carys Evans i drafod sut i hyrwyddo’n allanol y modd rydym yn darparu ein rhaglen DPP.
1.1 Cyflwynir cyfeiriad cyffredinol y gwaith a braslun o’r dull o weithredu i’r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 21 Hydref.
6 Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad - Croeso ac Ymsefydlu
Rhoddodd Carys Evans ddarlun cyffredinol o'r trefniadau croesawu ac ymsefydlu arfaethedig ar gyfer yr Aelodau a'u staff yn dilyn etholiad y Cynulliad ym mis Mai 2016. Roedd hyn wedi'i seilio ar y sylwadau a gafwyd gan yr Aelodau fel rhan o'r adolygiad DPP a phrofiadau’n dilyn etholiad San Steffan yn ddiweddar ac etholiadau Cymru yn 2011.
Byddai gwybodaeth gynhwysfawr ar gyfer yr Aelodau newydd ar gael ar y fewnrwyd ynghyd â drafft newydd o’r llawlyfr a fyddai’n haws i’w ddarllen. Roedd gwaith yn mynd rhagddo hefyd gyda'r Comisiwn Etholiadol i ddarparu gwybodaeth allweddol i ymgeiswyr cyn yr etholiad.
Roedd rhaglen ymsefydlu’n cael ei haddasu ar gyfer yr Aelodau i’w cynorthwyo yn ystod yr wythnos gyntaf (cam 1 – sefydlu swyddfa, penodi staff, Comisiynydd Safonau), ac yna i’w cynorthwyo â materion pwysig nad oes cymaint o frys ynghlwm wrthynt (cam 2 - diogelu data, materion cyflogaeth, y Swyddfa Gyflwyno, y Siambr, y Gwasanaethau Cyfreithiol etc). Caiff cam 3 ei gyflwyno dros y misoedd dilynol. Roedd y syniad o gynnig gweminarau i staff yn yr etholaethau yn cael ei ystyried.
Trafododd y Bwrdd Rheoli sut i sicrhau bod canllawiau ar gael i bob plaid a oedd ag ymgeiswyr a bod y wybodaeth a’r rhaglen ymsefydlu a gynigiwyd yn effeithiol, er enghraifft, canolbwyntio ar hyfforddi staff i’w helpu i wybod sut i gynorthwyo’r Aelodau a chyfeirio at wasanaethau cam 2 yn y llawlyfr.
Argymhellion:
· Cynnig gwybodaeth i bob plaid a fydd yn sefyll yn yr etholiad;
· Dyfeisio ffyrdd o gynnal diddordeb ar ôl yr wythnosau cyntaf.
Byddai’r Comisiynwyr yn trafod y dull hwn o weithredu yn eu cyfarfod nesaf ar 21 Hydref.
7 Trosglwyddo i'r Pumed cynulliad - Dangosfwrdd
Cyflwynodd Sulafa Thomas y dangosfwrdd diweddaraf a gofynnodd i’r Bwrdd Rheoli asesu cywirdeb a pherthnasedd y wybodaeth a roddir ar hyn o bryd i'r Aelodau. Roedd am gael sylwadau erbyn diwedd mis Hydref er mwyn medru penderfynu ar y ffordd orau o ailgyflwyno’r wybodaeth mewn ffordd sy’n haws ei ddarllen.
Hefyd, ystyriodd y Bwrdd y goblygiadau ar gyfer newid a chael gwared ar offer TGCh. Cytunwyd y byddai Nicola Callow a Bedwyr Jones yn trafod y polisi cyfrifyddu, yna byddai’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried y cynigion yn fanwl.
Roedd y Bwrdd Rheoli yn hapus â’r ffordd roedd y gwaith pontio’n mynd rhagddo. Byddai’r Comisiynwyr yn cael adroddiad etifeddiaeth drafft ym mis Chwefror.
8 Arolwg Boddhad Aelodau'r Cynulliad a Staff Cymorrth
Croesawyd Bethan Garwood a Rebecca Hardwicke i'r cyfarfod i gyflwyno canlyniadau’r arolwg boddhad Aelodau a staff cymorth a gynhaliwyd yn 2015 ac i’w cymharu â’r canlyniadau a gafwyd ers lansio’r arolwg.
Yn gyffredinol, roedd yr arolwg yn gadarnhaol iawn, ac roedd y rhan fwyaf o’r canlyniadau wedi gwella yn ystod y flwyddyn diwethaf, ac wedi gwella’n sylweddol ers 2012. Roedd pob maes wedi cael sgôr o 7/10 neu uwch.
Dywedodd y Bwrdd Rheoli fod y gwaith o gasglu sylwadau wedi bod yn effeithlon ac yn effeithiol a bod y sesiynau galw heibio a gynhaliwyd wedi bod yn fuddiol. Roedd y canlyniadau’n dangos ein bod yn gweithio fel timau integredig. Cytunwyd y dylid rhannu’r canlyniadau mwyaf arwyddocaol â’r staff yn y cyfarfodydd a drefnir ar gyfer y staff cyfan.
Cytunwyd hefyd i beidio â chynnal arolwg yn 2016, ond i ystyried ffyrdd eraill o gasglu sylwadau ar effeithiolrwydd rhaglen ymsefydlu’r Pumed Cynulliad.
9 Y Wybodaeth Ddiweddaraf ar Risgiau Corfforaethol
Adolygodd y Bwrdd Rheoli y gofrestr o risgiau corfforaethol a ddiwygiwyd yn dilyn cyfarfod blaenorol y Bwrdd pan gynhaliwyd adolygiad llawn o’r risgiau.
Cytunwyd y byddai Gareth Watts yn cyfarfod â pherchnogion risg eto i drafod cwmpas eu risgiau ac i ystyried a yw'r geiriad yn adlewyrchu hynny’n effeithiol.
10 Unrhyw Fusnes Arall
Cafodd y Bwrdd Rheoli eu hatgoffa mai’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno data dangosyddion perfformiad corfforaethol oedd 7 Hydref.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 2 Tachwedd.